📋 ระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

แจ้งเป็นความรู้และใช้ในการปฏิบัติงาน — ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม

---

❤️ วัตถุประสงค์หลักของหนังสือราชการ

การใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารงานราชการ เป็นหลักฐานทางกฎหมาย และสร้างระบบการสื่อสารที่มีมาตรฐาน เอกภาพ และความปลอดภัย

1. การเป็นหลักฐานในราชการ

• ข้อกฎหมาย: ใช้เป็นหลักฐานยืนยันการปฏิบัติงานตามกฎหมาย
• ความโปร่งใส: ตรวจสอบความถูกต้องและขั้นตอนการทำงานย้อนหลังได้
• การสืบค้น: บันทึกประวัติศาสตร์การบริหารงานเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

2. การสื่อสารและการสั่งการที่มีประสิทธิภาพ

• ความชัดเจน: แจ้งแนวทางปฏิบัติ มติ นโยบาย หรือคำสั่งให้ถูกต้อง
• ความรวดเร็ว: เอื้อให้เกิดการประสานงานที่กระชับระหว่างหน่วยงาน
• ลดความผิดพลาด: ลดการเข้าใจคลาดเคลื่อนเมื่อเทียบกับการสั่งการด้วยวาจา

3. การสร้างมาตรฐานและการประหยัด (ฉบับแก้ไขเพิ่มเติม)

• ความเป็นเอกภาพ: บังคับใช้รูปแบบเอกสาร (Template) เดียวกันทั่วประเทศ
• ระบบอิเล็กทรอนิกส์: มุ่งลดการใช้กระดาษ (Paperless) ตามการแก้ไขเพิ่มเติมระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
• ความคุ้มค่า: ลดงบเบิกจ่าย จัดเก็บเอกสารง่าย และประหยัดพื้นที่ทางกายภาพ

4. การรักษาความปลอดภัยและการยืนยันตัวตน

• รักษาความลับ: กำหนดชั้นความลับเพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหล
• ระบุตัวตน: ยืนยันสิทธิ์และอำนาจหน้าที่ของผู้ลงนามอย่างชัดเจน
• ความน่าเชื่อถือ: ใช้ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ป้องกันการปลอมแปลงเอกสาร

---

🌸 ขั้นตอนการจัดส่งหนังสือส่ง (หนังสือภายนอก)

ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม — มีขั้นตอนมาตรฐานที่เจ้าของเรื่องและหน่วยงานสารบรรณกลางต้องร่วมกันปฏิบัติอย่างเป็นระบบ

🌸 1. ขั้นตอนของเจ้าของเรื่อง (ผู้ร่างและจัดทำ)

ก่อนส่งเอกสารให้งานสารบรรณกลาง เจ้าของเรื่องต้องปฏิบัติภารกิจคัดกรองเบื้องต้น ดังนี้:

1. ตรวจความเรียบร้อย: ตรวจสอบความถูกต้องของข้อความ ลายมือชื่อผู้มีอำนาจ และเอกสารแนบ (สิ่งที่ส่งมาด้วย) ให้ครบถ้วน
2. จัดทำสำเนาคู่ฉบับ: ถ่ายสำเนาแยกไว้ 2 ฉบับ (สำหรับเก็บไว้ที่หน่วยสารบรรณกลาง 1 ฉบับ และเก็บไว้ที่หน่วยงานเจ้าของเรื่องเพื่อใช้อ้างอิงอีก 1 ฉบับ)
3. ส่งต่อ: นำแฟ้มเอกสารทั้งหมดส่งมอบให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางเพื่อดำเนินการส่งออก

🌸 2. ขั้นตอนของหน่วยงานสารบรรณกลาง (ผู้ส่งออก)

เมื่อเจ้าหน้าที่สารบรรณกลางได้รับเรื่องแล้ว ให้ปฏิบัติตามลำดับขั้นตอนดังนี้:

1. ลงทะเบียนส่งหนังสือ: บันทึกข้อมูลลงในทะเบียนหนังสือส่ง (ตามแบบที่ 14 ท้ายระเบียบฯ) เพื่อออกเลขที่หนังสือราชการ โดยต้องกรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน เช่น เลขทะเบียนส่ง, วันที่, จาก, ถึง, และเรื่อง
2. ลงวัน เดือน ปี: เขียนหรือประทับตรา วัน เดือน ปี ที่จัดส่งออกจริงลงในหนังสือราชการ
3. บรรจุซองและจ่าหน้า: นำเอกสารและสิ่งที่ส่งมาด้วยใส่ซอง จ่าหน้าถึงผู้รับปลายทางให้ถูกต้อง ชัดเจน และเหมาะสมกับฐานะของผู้รับ
4. แยกช่องทางการจัดส่ง: ดำเนินการส่งตามความเหมาะสมและเร่งด่วน

---

🎯 การส่งหนังสือราชการ — หลักเกณฑ์สำคัญ

🎯 1. การใช้ตราครุฑและรูปแบบโครงสร้างตำแหน่ง

• ตราครุฑ: หนังสือภายนอกต้องใช้กระดาษตราครุฑ โดยวางตราครุฑไว้ส่วนบนตรงกลางของหน้ากระดาษ
• ส่วนหัวของหนังสือ: ต้องระบุ เลขที่หนังสือ, ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ (พร้อมที่อยู่), วัน เดือน ปี ที่ออกหนังสือ, เรื่อง, คำขึ้นต้น, และอ้างอิง/สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)
• ส่วนท้ายของหนังสือ: ต้องลง คำลงท้าย, ลายมือชื่อผู้มีอำนาจลงนาม, และส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ไว้ที่มุมล่างซ้าย

🎯 2. หลักเกณฑ์การใช้ “คำขึ้นต้น” และ “คำลงท้าย”

ผู้รับ	คำขึ้นต้น	คำลงท้าย
บุคคลทั่วไป / หัวหน้าส่วนราชการ	เรียน	ขอแสดงความนับถือ
บุคคลระดับสูง (นายกรัฐมนตรี ประธานศาล ประธานรัฐสภา)	กราบเรียน	ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง

🎯 3. ขั้นตอนการควบคุมและออกเลขทะเบียนส่ง

• ตรวจความสมบูรณ์: งานสารบรรณกลางต้องตรวจดูว่าหนังสือมีลายมือชื่อผู้มีอำนาจและเอกสารแนบครบถ้วน
• ลงทะเบียนส่งออก: ต้องบันทึกข้อมูลลงในทะเบียนหนังสือส่งเพื่อรันเลขที่หนังสือออกเสมอ
• ห้ามส่งหนังสือโดยไม่มีการลงทะเบียน
• เก็บสำเนาคู่ฉบับ: ต้องจัดทำสำเนาอย่างน้อย 2 ฉบับ — ฉบับหนึ่งเก็บไว้ที่งานสารบรรณกลาง อีกฉบับเก็บไว้ที่หน่วยงานเจ้าของเรื่อง

🎯 4. ช่องทางการจัดส่งและการยืนยันผล

ช่องทาง	วิธีการ	หลักฐาน
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์	ส่งผ่านระบบเชื่อมโยงระหว่างหน่วยงาน	ตอบรับอัตโนมัติ
พนักงานเดินหนังสือ	หน่วยงานในพื้นที่เดียวกัน	ลงชื่อในสมุดส่งหนังสือ
ไปรษณีย์ / ขนส่ง	หน่วยงานห่างไกล	ใบเสร็จลงทะเบียน

---

🔒 ข้อควรระวังเพิ่มเติม

• การส่งเอกสารลับ: หนังสือที่มีชั้นความลับ (ลับ, ลับมาก, ลับที่สุด) การส่งด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์จะต้องกระทำโดยผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับสิทธิ์แต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับระดับนั้นเท่านั้น
• ต้องส่งผ่านระบบรักษาความปลอดภัย เคร่งครัดตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ

---

📋 ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม